استنـادًا لنص المـادة (29) / (أ) مـن النظـام المـالي للجامعـة الهاشميـة رقم (57) لسنـة 1999 والتي تنص على:
" مع مراعاة أيّ نص خاص ورد في هذا النظام، تسدد السلفة فور انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله، وفي حال عدم تسديدها يتمّ اقتطاعها من راتب من صرفت له دفعة واحدة، وإذا لم يكن ذلك كافيًا فتسدد السلفة من راتب الشهرالتالي، وذلك تحت طائلة المسؤولية القانونية " .
إجراءات وتعليمات يتمّ اتباعها قبل أخذ سلفة النفقات، ويرمز لها بالرمز (س، ن)
•  أن يكون كتاب طلب السلفة موجهًا من عميد الـكلية، أو مدير الوحدة أو الدائرة إلى مدير وحدة الشؤون الماليـة، في حالة سلفة النفقات النثرية إذا كان مبلـغ السلفة أقل من خمسمئة دينار كلٌ حسب صلاحياته.
•  أن يكون كتـاب طلب السلفـة موجهًا من عميد الكليـة، أو مـدير الـوحدة أو الـدائرة إلى الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة، إذا كان مبلغ السلفة يزيد على خمسمئة دينار.
•  فـي حالـة سلفـة النفقـات التي تخص الضيافـة، يجب أن يكون الكتـاب مصادقـًا عليـه من قبل رئيس الجامعـة، وأن لا تزيد قيمتها عن خمسين دينارًا.
•  تحديد مبلغ السلفة، وباسم من ستصرف.

إجراءات يجب اتباعها لإغلاق سلف النفقات:

• تجميع الفواتير التي تخص السلفة، وإرسالهـا لمدير وحدة الشؤون الماليـة بكتاب رسمي يُبين تجديد أو إغلاق هذه السلفة، وذلك بعد استكمال إجراءات اللّوازم عليها وكالتالي:
* إرفاق حجز المخصصات المالي معها.
* ختم الفواتير بختم مستهلك، أوعمل مستند إدخال وضبط تسلم داخلي لها.
• أن تكون الفواتير معتمدة من عميد الكلية أو مدير الوحدة أو الدائرة.
• إذا كـانت سلفـة النفقـات النثريـة تتضمن فـواتير ضيافـة (شراء أطعمة أو أشربة) يجب أن تعتمد مـن الرئيس، مهما كان مبلغ الفاتورة.
• عدم إلصاق أيّة طوابع على الفواتير التي تقل قيمتها عن خمسين دينارًا.
• يجب إلصاق طوابع على الفاتورة التي تساوي أو أكبر من خمسين دينارًا كما يلي:
  الـمبلـغ الإجمـالـي للـفـاتـورة  ×  0.006 = قيمـة الـطوابـع مـقربـة لأقــرب مئـة فلـس + طـابـع الفـاتـورة والبـالـغ نصف دينـار.
          مثلًا: فاتورة بمبلغ (62) دينارًا.
          62* 0.006 = 0.372 وتقرب إلى 0.400+(طابع الفاتورة)0.500=0.900
إجراءات وتعليمات يتمّ اتباعها قبل أخذ سلفة المياومات ( ويرمز لها بالرمز س، م)
1.  يتمّ الاشتراك بالـمؤتمرات العلميـة بقرار من الـرئيس بناءً على تنسيب العميد، وتوصية رئيس القسم، ويـراعي عند الموافقـة عـلى المشـاركـة التوزيـع المتكافـئ بين أعضـاء هيئـة الـتدريس فـي الـقسم أو الكليـة.
2. لعضو هيئـة الـتدريس الـمشاركـة فـي مـؤتمر علـمي واحـد مـدعـوم مـن الجامعـة فـي العـام الدراسي الواحد.
3. تتحمل الجامعـة النفقـات الماليـة المترتبـة على المشاركـة فـي الـمؤتمر بحـد أعلى مقـداره  (1500) دينار، وتبعًا لمكان الانعقاد، متضمنًا المياومات، ورسوم المؤتمر وتذكرة السفر.
4.  على عضو هيئة التدريس الذي يتقدّم بطلب مشاركة في أيّ مؤتمر أن يُرفق بطلبه مايلي:
أ.   الدعوة الموجهة له من هيئة المؤتمر أو الجهة المنظمة.
ب. النموذج المعتمد للمشاركة بالمؤتمرات العلمية مدونًا به المعلومات المطلوبة.
5.  فـي حالـة الحصول علـى سعر أفضل لتذكرة السفر مـن قبل شركـة طيران أُخرى غير الملكية الأردنية يُكتب بذلك للرئيس، وبعد الموافقـة يتمّ صرف المبلغ لعضو هيئة التدريس على أن يقدّم وصلًا يثبت شراء التذكـرة، ويلصق عليـه طوابـع بقيمة (0.006) من قيمـة الفاتورة، بالإضافـة لطابع بقيمة نصف دينار يلصق على الفاتورة.

إجراءات يجب إتباعها بعد العودة من السفر لتسديد سلفة المياومات:
يتمّ عمل كتاب لتسديد سلفـة المياومات الممنوحـة لعضو هيئة التدريس يتقدّم به إلى الرئيس بعد اعتماد العميد، مرفقًا به ما يلي:
أ‌.   صورة عن جواز السفر للصفحـة التي عليها صورة عضو هيئـة التدريس، والصفحـة التي عليها ختم الخروج من الأردن والعودة إليه.
ب‌.  وصل يُثبت تسديد رسوم المؤتمر سواءً تـم تحويلهـا عـن طريق الماليـة أو قام العضو بدفعها.
ج.  يجب تسديد السلفة خلال شهر بعد العودة من السفر.
د.   يتمّ اقتطاع السلفـة مـن الراتب فـي حال عـدم التسديد بعد شهر مـن العودة، وانتهـاء الغرض من السلفة.
إجراءات وتعليمات يتمّ اتباعها لأخذ سلفة الراتب وتسديدها، ( ويرمز لها بالرمز س، ر)
يقـوم عضـو هيئـة الـتدريس والـمحاضريـن الـمتفـرغين، ومساعـدي التدريـس/ البحث، والـمعـارين المعينين بعقود، والموظفين بأخذ موافقة الأستاذ الدكتور رئيس الجامعـة على صرف سلفة راتب لـهم خـلال الثلاثـة أشهـر الأولـى مـن تعيينهـم، علـى أن لا تتجـاوز السلفة ثلاثـة أمثـال الـراتب الشهري الإجمالي، وعلى أن لا تتجاوز ألف وخمسمائة دينار.
يتم تسديد السلفة من راتب الموظف الذي صرفت له على اثني عشر قسطًا على الأكثر ابتداءً من راتب الشهر الذي يلي الشهر الذي صرفت السلفة فيه.
إجراءات وتعليمات يتمّ اتباعها لأخذ سلفة البحث العلمي وتسديدها، ( ويرمز لها بالرمز س، ب،ع)
 
يتقدم الباحث بطلب سلفة بحث علمي لشراء مستلزمات على حساب مشروع بحثه المدعوم باتباع الخطوات التالية:
1-  يقوم الباحث بتعبئة نموذج (طلب السلفـة) وحسب الأصول، وإذا كان مبلـغ السلفة أقل مـن (500) دينار فيتـمّ الموافقـة عليهـا مـن قبل عميد البحث العلمي، أمـّا إذا كان مبلـغ السلفة أكثر من (500) دينـار فتحول مـن قبـل عمـادة البحث العلمي والـدراسـات العليـا لأخذ موافقة الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة عليها.
2-  يتمّ تحويلهـا إلى وحدة الشؤون الماليـة بعد استكمال الموافقات الأصوليـة عليهـا، وتصرف من المخصصـات المرصودة للبحث، وحسب البند الذي يحدده الباحث مع مراعـاة توفر المبلغ المطلوب بالبند.
3-  يتابع الباحث مع شعبة الشيكات لاستلام شيك السلفة من وحدة الشؤون المالية.
4-  عند انتهاء الغرض من السلفة، وإتمام عملية الشراء يتمّ تسديد السلفة وذلك بتعبئة (نموذج تسديد السلفة)، ويتمّ إرفاق جميع الفواتير التي تثبت عمليات شراء المواد المطلوبة.
5-  يتـمّ تقديـم نمـوذج تسديـد السلفة إلـى عمـادة البحث العلمـي لاعتمـاد الفواتيـر، وتحويلهـا إلى دائرة اللوازم لاستكمـال الإجـراءات عليهـا من ضبوطات التسلم، ومستندات الإدخال إذا كانت تتطلب ذلك.
6-  يتمّ تحويلها من دائرة اللوازم إلى وحدة الشؤون المالية؛ لصرفها حسب الحالات التالية:
أ - في حالة أن مجموع الفواتير تكون مساوية للسلفة فتسدد حسب الأصول.
ب- في حالـة أن مجموع الفواتيـر اقل مـن مبلغ السلفة فيجب تسديد الفرق، إمـّا نقدًا في وحدة الشؤون المالية أو يتمّ اقتطاعه عن طريق الراتب.
ج - في حالة أن مجموع الفواتير أكبر من مبلغ السلفة فيسدد الفرق للبـاحث بشرط توفر الفرق في البند الذي صرفت منه سلفة البحث.

ملاحظة مهمة جدًا:
يجب مراعـاة إلصـاق الطوابـع على كلّ فاتورة قيمتها (50) دينارًا أو أكثر، وذلك بضرب مبلغ الفاتورة بنسبة (0.006) ثم يقرب النـاتج إلـى أقـرب مئـة فلس بالحد الأدنى، بالإضافـة إلى إلصـاق طـابع بقيمة (500) فلس، وإلا سيتم اقتطاع قيمة هذه الطوابع بالإضافـة إلى غرامة التأخير من المبلغ المصروف باسم الباحث عند السداد.